هل يحقق مسار شراء تقنية المعلومات لديكم أفضل قيمة متاحة؟

في معظم مشتريات تقنية المعلومات في القطاع العام، لا يكمن السؤال الصعب في أي منتج تشترونه، بل في كيفية شرائه. فهناك اتفاقيات إطارية أكثر مما يستطيع أي مشترٍ متابعته، وعدة طرق للطلب بموجب كل منها، إضافةً إلى خيار إجراء عملية شراء خاصة بكم أو الانضمام إلى صفقة تعاونية. ولكل مسار تكاليفه وأُطره الزمنية ومستويات المنافسة الخاصة به. ومعظم الفرق تختار المسار الذي استخدمته في المرة السابقة.

وهذه العادة تستحق إعادة النظر. ففي تقريره الصادر في يوليو 2024 بعنوان الكفاءة في المشتريات الحكومية من السلع والخدمات الشائعة، وصف مكتب التدقيق الوطني (NAO) منظومة مشتريات عامة لا مركزية إلى حد كبير، تضم ما لا يقل عن 8,000 اتفاقية إطارية دون قائمة نهائية بها. ووجد مجالًا لتحسين المنافسة داخل الاتفاقيات الإطارية، والاستفادة بشكل أفضل من بيانات الشراء، وتجميع مزيد من عمليات الشراء على مستوى القطاع العام.

وبالنسبة إلى المسؤول عن تقنية المعلومات أو الشؤون التجارية، يطرح ذلك سؤالًا عمليًا: قبل الالتزام، كيف تعرفون أن المسار الذي اخترتموه يحقق أقوى قيمة إجمالية؟

ما توصّل إليه مكتب التدقيق الوطني

يركز التقرير على خدمة التاج التجارية (CCS) والشراء المركزي، لكن عددًا من نتائجه ينطبق على أي مشترٍ لتقنية المعلومات يختار مسارًا للتوجه إلى السوق:

• مشهد الاتفاقيات الإطارية مجزأ. يقدّر مكتب التدقيق الوطني سوق القطاع العام للسلع والخدمات الشائعة بنحو 125 مليار جنيه إسترليني سنويًا، مرّ منها نحو 25 مليار جنيه إسترليني عبر الاتفاقيات الإطارية لخدمة التاج التجارية في 2022-23. وقد رصد مزودو بيانات من جهات خارجية ما بين 8,000 وأكثر من 21,000 اتفاقية إطارية في القطاع العام، ولا تملك الحكومة رقابة عليها جميعًا.
• الرسوم متفاوتة تفاوتًا كبيرًا. يفرض مزودو الاتفاقيات الإطارية على الموردين رسومًا أو عمولة تتراوح بين 0% و11% من إيرادات العقود. ويبلغ متوسط رسوم خدمة التاج التجارية 0.7%، لكن بعض الاتفاقيات الإطارية التي تديرها جهات خاصة تفرض رسومًا تصل إلى ما بين 5% و6%. ويلفت مكتب التدقيق الوطني إلى أن هذه الرسوم قد تشجع، في بعض الحالات، على الترسية المباشرة بدلًا من المنافسة عند الطلب.
• المنافسة داخل الاتفاقيات الإطارية ضعيفة في كثير من الأحيان. من بين 308 حزم ضمن الاتفاقيات الإطارية لخدمة التاج التجارية تجاوز الإنفاق عليها 100,000 جنيه إسترليني في 2022-23، لم تضم 24 حزمة سوى مورّد واحد. وفي 25 حزمة أخرى، ذهبت جميع العقود إلى مورّد واحد رغم توافر موردين آخرين.
• مقارنة الأسعار صعبة. لا توجد بوابة مركزية أو قاعدة بيانات يستطيع المشترون من خلالها مقارنة الأسعار بين مزودي الاتفاقيات الإطارية. ويفيد مكتب التدقيق الوطني أيضًا بأن كثيرًا من المشترين يقدّمون سهولة الاستخدام على السعر عند اختيار الاتفاقية الإطارية.
• المنافسات المصغّرة مفيدة. أفاد بعض المديرين التجاريين مكتبَ التدقيق الوطني بأنهم يحققون أقصى استفادة من الاتفاقيات الإطارية لخدمة التاج التجارية بإجراء منافسة مصغّرة، ويشجع التقرير المشترين على عدم اللجوء إلى الترسية المباشرة إلا حيثما كان لها «مبرر واضح».
• تجميع المشتريات غير مستغَل بالقدر الكافي. يقول مكتب التدقيق الوطني إن الحكومة أحرزت تقدمًا في الشراء الجماعي لكن لا يزال أمامها المزيد لتفعله. وأشارت الإدارات إلى صعوبات عملية في مواءمة توقيت الشراء، وإلى نقص البيانات اللازمة لتقرير الانضمام من عدمه.

ولا يعني أيٌّ من ذلك أن الاتفاقيات الإطارية ضعيفة القيمة. فإذا أُحسن استخدامها، فإنها توفر الوقت وتقلل مخاطر الشراء. بيت القصيد أن المسار نفسه قرار تجاري، ويستحق التدقيق نفسه الذي يحظى به السعر.

لماذا يحظى المسار بكل هذه الأهمية في تقنية المعلومات

تتأثر متطلبات تقنية المعلومات بشكل خاص بطريقة شرائها:

• خدمات متشابهة بشروط مختلفة جدًا. قد تكون الخدمة السحابية أو خدمة الترخيص أو الخدمة المُدارة نفسها متاحة عبر عدة اتفاقيات إطارية، لكل منها سقوفها السعرية ورسومها وشروط الطلب الخاصة بها.
• الترسية المباشرة مغرية. عندما تضيق المواعيد النهائية، تبدو الترسية المباشرة على مورّد مألوف سريعة وآمنة. وهي تُزيل أيضًا الضغط الذي تفرضه المنافسة على السعر والنطاق.
• الباقات تُخفي التكاليف. قد ينتهي المطاف بالخدمات المجمّعة ومستويات الدعم المميزة والوحدات الاختيارية ضمن الباقة لأنها كانت جزءًا من العرض القياسي للمورّد، لا لأنكم بحاجة إليها.
• المتطلبات مجزأة. عندما تشتري فرق منفصلة خدمات متوافقة في أوقات مختلفة، فإنها تفقد القوة التفاوضية التي كانت ستتمتع بها لو اشترت معًا.

مؤشرات على أن مساركم لم يُختبر كما ينبغي

• اخترتم الاتفاقية الإطارية لأنها التي استخدمتموها في المرة السابقة.
• الخطة تقوم على الترسية المباشرة، ولم يوثّق أحد سبب عدم تحقيق منافسة إضافية قيمة أفضل.
• لم تقارنوا الأسعار عبر مسار بديل متوافق واحد على الأقل.
• تشتري أقسام أخرى في مؤسستكم، أو جهات قريبة منكم، خدمات مماثلة وفق جداول زمنية مختلفة.
• تتضمن الباقة المقترحة بنودًا لم يُخضعها أحد للتمحيص بندًا بندًا.

مقارنة المسارات الرئيسية

لكل متطلب خصوصيته، لكن معظم مشتريات تقنية المعلومات تنحصر في أربعة خيارات عامة، ولكلٍّ منها موضعه:

• الترسية المباشرة عبر اتفاقية إطارية. سريعة وقليلة الجهد حيثما تسمح بها الاتفاقية الإطارية. والثمن المقابل أن السعر والشروط لا يُختبران مقارنةً بموردين آخرين عند الشراء.
• المنافسة الإضافية (المنافسة المصغّرة) عبر اتفاقية إطارية. تحافظ على كثير من سرعة الاتفاقية الإطارية، وتمنح الموردين في الوقت نفسه دافعًا لتحسين أسعارهم وتكييف عروضهم مع متطلباتكم. ولا تنجح جيدًا إلا إذا ضمّت الحزمة عددًا كافيًا من الموردين النشطين.
• عملية شراء تنافسية خاصة بكم. تستغرق وقتًا أطول وتحتاج إلى قدرات أكبر، لكنها تتيح لكم صياغة المتطلب والوصول إلى موردين غير مدرجين في اتفاقية إطارية مناسبة.
• الشراء المجمّع أو التعاوني. يمكن لدمج المتطلبات المتوافقة بين الفرق أو المؤسسات أن يحسّن الأسعار بفضل حجم الطلب، لكنه يتوقف على تنسيق التوقيت وتوحيد المواصفات وجودة البيانات.

بموجب قانون المشتريات لعام 2023، تخضع الترسية المباشرة وتعديلات العقود لالتزامات أكبر في مجال الشفافية. وأيًّا كان المسار الذي تختارونه، ينبغي أن تكونوا قادرين على توضيح سبب تحقيقه أفضل قيمة.

منهجية عملية لاختبار خياراتكم

1. حدّدوا المتطلب أولًا. اتفقوا على النتائج والكميات ومستويات الخدمة التي تحتاجون إليها قبل النظر في المسارات، ليكون المسار ملائمًا للمتطلب لا العكس.
2. احصروا المسارات المتوافقة. أعدّوا قائمة بالاتفاقيات الإطارية والحزم التي تغطي المتطلب فعلًا، إضافةً إلى خيار إجراء عملية شراء خاصة بكم أو الانضمام إلى صفقة تعاونية.
3. تحقّقوا من المنافسة داخل كل حزمة. انظروا إلى عدد الموردين النشطين في الحزمة، لا إلى عدد المدرجين فيها فحسب.
4. أخضعوا السعر للمقارنة المعيارية. قارنوا أسعار الوحدات والتكلفة الإجمالية ببيانات السوق الحالية وبالأسعار القصوى في كل اتفاقية إطارية.
5. راجعوا الباقة بعين ناقدة. استبعدوا الخدمات والمستويات والإضافات التي لا تتوافق مع متطلباتكم، وابحثوا عن متطلبات متوافقة يمكن شراؤها معًا.
6. قارنوا القيمة الكاملة لا السعر وحده. وازنوا بين جودة الخدمة، والمرونة التعاقدية، وشروط الخروج، ورسوم الاتفاقية الإطارية، والتكلفة الكاملة للتنفيذ، بما في ذلك الانتقال والجهد الداخلي.
7. وثّقوا القرار. سجّلوا سبب اختياركم المسار، فهذا يحمي القرار ويسهّل عملية الشراء التالية.

متى تبدؤون

يكون اختيار المسار في أفضل حالاته عندما يتبقى وقت كافٍ للاستفادة من نتيجته. وفي عمليات الشراء الكبيرة لتقنية المعلومات، ابدؤوا حصر المسارات وإجراء المقارنة المعيارية قبل ستة إلى تسعة أشهر على الأقل من الموعد الذي تحتاجون فيه إلى سريان العقد. ويحتاج تجميع المشتريات إلى وقت أطول، لأن على الشركاء مواءمة جداولهم الزمنية.

ما القيمة التي يمكن أن يحققها مسار مُختبر بشكل أفضل؟

قد تأتي الوفورات من منافسة أقوى، أو من دمج المتطلبات المتوافقة، أو من إزالة التكاليف غير الضرورية من الباقة المقترحة. وعلى سبيل التوضيح البسيط، هكذا يبدو خفض سنوي قدره 40,000 جنيه إسترليني في اتفاقية مدتها ثلاث سنوات:

هذا مثال توضيحي وليس توقعًا. الأرقام وفورات إجمالية قبل خصم تكاليف الانتقال والاستشارات، وتعتمد النتائج الفعلية على المتطلب والسوق والمسار المتبع.

المقارنة الصحيحة لا تقتصر على السعر أبدًا. فالمسار الذي يوفّر 40,000 جنيه إسترليني سنويًا لكنه يأتي بخدمة أضعف أو شروط جامدة أو انتقال مكلف قد لا يكون الخيار الأفضل.

الأسئلة الشائعة

هل الترسية المباشرة عبر اتفاقية إطارية ضعيفة القيمة دائمًا؟
لا. فحيثما تسمح بها الاتفاقية الإطارية ويكون السعر قد اختُبر كما ينبغي، قد تكون الترسية المباشرة الخيار الصحيح. وما يؤكده مكتب التدقيق الوطني هو ألا تُستخدم الترسية المباشرة إلا حيثما كان لها مبرر واضح، وأن يستند هذا المبرر إلى أدلة.

ما الفرق بين الترسية المباشرة والمنافسة الإضافية؟
تُمنح الترسية المباشرة لمورّد واحد من موردي الاتفاقية الإطارية استنادًا إلى شروط الاتفاقية نفسها. أما المنافسة الإضافية، أو المنافسة المصغّرة، فتدعو موردي الاتفاقية الإطارية إلى تقديم عروضهم وفق متطلباتكم المحددة، وعادةً على أساس السعر والجودة.

كيف نعرف أي اتفاقية إطارية هي الأفضل لمتطلباتنا في تقنية المعلومات؟
لا توجد أداة مركزية لمقارنة الأسعار بين مزودي الاتفاقيات الإطارية. والحل العملي هو حصر الاتفاقيات الإطارية التي تغطي متطلباتكم فعلًا، والتحقق من مستوى المنافسة في كل حزمة، وإخضاع الأسعار للمقارنة المعيارية مع بيانات السوق.