ما التكلفة الحقيقية للإبقاء على تقنية المعلومات الحالية لديكم؟

كثيرًا ما يبدو الإبقاء على النظام الحالي الخيار الأرخص. فلا توجد عملية شراء يجب إجراؤها، ولا ترحيل يجب التخطيط له، ولا تعطيل للمستخدمين. يحين موعد تجديد عقد الدعم، فيرسل المورّد عرض سعر، وتُمدَّد الاتفاقية لمدة أخرى.

المشكلة أن تكلفة «الإبقاء» نادرًا ما تُقاس على النحو الصحيح. ففي تقريره الصادر في مارس 2023 بعنوان التحول الرقمي في الحكومة: معالجة العوائق أمام الكفاءة، وجد مكتب التدقيق الوطني (NAO) أن أنظمة تقنية المعلومات المتقادمة والبيانات القديمة مصدر رئيسي لعدم الكفاءة و«قيد كبير» على تحسين الخدمات الحكومية وتحديثها. وقال أيضًا إن قصورها وتدني جودة البيانات يرفعان تكلفة الخدمات.

وبالنسبة إلى هيئة عامة تواجه تجديد عقد لنظام متقادم، يطرح ذلك سؤالًا عمليًا: هل تُبقون عليه، أم تعيدون التفاوض عليه، أم تستبدلونه؟ وهل تعرفون ما يكفي عمّا تدفعونه حاليًا لاتخاذ القرار؟

ما قاله مكتب التدقيق الوطني عن الأنظمة القديمة

يتناول التقرير الحكومة المركزية بأكملها، لكن عددًا من نتائجه ينطبق على أي مؤسسة تشغّل تقنيات قديمة:

• الإبقاء على الأنظمة القديمة ليس خيارًا محايدًا. يقول مكتب التدقيق الوطني إن معالجة الأنظمة القديمة مكلفة ومعقدة، لكن الاستمرار في استخدامها محفوف بالمخاطر ويُلزم الحكومة بتكاليف ومخاطر مستقبلية أعلى من ذلك، بما فيها تعطل الخدمات والإخفاق التشغيلي والهجمات السيبرانية.
• تكاليف الصيانة والمهارات مشكلة متنامية. يصف المكتب ارتفاع تكلفة صيانة الأنظمة القديمة، وفقدان المهارات المتخصصة اللازمة لدعمها، بأنهما أمر غير مستدام على المدى الطويل.
• حصة كبيرة من الإنفاق تذهب إلى المراوحة في المكان. قدّرت الحكومة أن ما يقرب من نصف إجمالي الإنفاق التقني على مستوى الحكومة في 2019 ذهب إلى «الإبقاء على تشغيل» الأنظمة القديمة المتقادمة.
• تكاليف كثيرة خفية. يشير مكتب التدقيق الوطني إلى الحلول اليدوية البديلة لتعويض الوظائف غير المتوفرة في النظام، والتعقيد الإضافي الناتج عن الواجهات الإضافية، وتكاليف اتفاقيات الدعم مع جهات خارجية. ووجد أن الإدارات كثيرًا ما لا تعرف التكلفة الكاملة التي تتحملها جراء تشغيل الخدمات القديمة.
• قد تزيد قواعد التمويل الأمر سوءًا. أفادت الإدارات مكتبَ التدقيق الوطني بأن التقدم بطلب تمويل رأسمالي لتطويرات جديدة أسهل من طلب تمويل تشغيلي لصيانة الخدمات القائمة وتحديثها.

ويشير التقرير أيضًا إلى تعريف الحكومة للنظام القديم: هو النظام الخارج عن الدعم، أو غير الفعّال من حيث التكلفة، أو الصعب الصيانة، أو الذي يتجاوز حد المخاطر المقبول، أو المنتج الذي بلغ نهاية عمره. وهذا اختبار مفيد لأي هيئة عامة تراجع منظومتها التقنية.

أين تكمن تكلفة الإبقاء على تقنية المعلومات القديمة

عادةً لا يمثل سعر العقد سوى جزء من الصورة. وعندما ننظر في اتفاقيات تقنية المعلومات المتقادمة، نجد أن تكلفة الإبقاء على النظام تتوزع في الغالب على بضعة مجالات:

• الدعم الممتد أو المميز. بمجرد أن يتجاوز المنتج مواعيد الدعم القياسي، قد يتقاضى الموردون مبالغ أكبر مقابل استمرار التحديثات والإصلاحات، أو يقدمون دعمًا محدودًا بالسعر نفسه.
• المهارات النادرة. تحتاج المنصات القديمة إلى أشخاص يعرفونها. وسواء كانت هذه المعرفة لدى المورّد أو المتعاقدين أو قلة من الموظفين الداخليين، فإن تكلفتها تميل إلى الارتفاع بمرور الوقت.
• الحلول البديلة. تسدّ العمليات اليدوية وجداول البيانات والفحوص الإضافية الثغرات التي يعجز النظام عن سدّها. ونادرًا ما تظهر هذه التكاليف في بنود ميزانية تقنية المعلومات.
• خدمات لم تعد تلائم الحاجة. ربما حُددت ساعات الدعم ومستويات الخدمة والبيئات والوحدات قبل سنوات لمؤسسة مختلفة.
• تراخيص مكررة. مع وصول أدوات جديدة، كثيرًا ما يُحتفظ بالتراخيص الأقدم «تحسبًا لأي طارئ»، فتدفع المؤسسة مرتين مقابل قدرات متشابهة.
• المخاطر. التعرض للمخاطر الأمنية واحتمال انقطاع الخدمة تكاليف حقيقية، حتى لو لم تظهر إلا عندما يقع خلل ما.

علامات على أنه لا ينبغي الاكتفاء بتمديد اتفاقية متقادمة

• خرج المنتج من الدعم الرئيسي، أو سيخرج منه خلال المدة التالية.
• ارتفع سعر التجديد بينما لم يتغير النطاق أو الكميات أو مستويات الخدمة.
• تستند أعداد التراخيص أو السعة إلى أعداد مستخدمين أو خدمات لم تعد موجودة.
• لا يفهم طريقة عمل النظام سوى المورّد الحالي، أو شخص أو شخصين.
• يعتمد الموظفون على حلول يدوية بديلة لمهام ينبغي أن يتولاها النظام.
• لا يستطيع أحد أن يحدد بثقة التكلفة الإجمالية لتشغيل النظام، وليس قيمة العقد فحسب.

إذا انطبق عدد من هذه العلامات، فمن المرجح أن يؤدي التمديد المباشر إلى تثبيت تكاليف كان يمكن خفضها، وإلى تأجيل قرار أصعب بضع سنوات أخرى.

الإبقاء أو إعادة التفاوض أو الاستبدال: إجراء مقارنة عادلة

هذه الخيارات الثلاثة لا يستبعد أحدها الآخر دائمًا. فمن المسارات الشائعة إعادة التفاوض على اتفاقية أقصر مدة وأفضل سعرًا تحافظ على استقرار الخدمة ريثما يُخطَّط للاستبدال. وأيًّا كانت النتيجة، ينبغي إجراء المقارنة على الأساس نفسه لكل خيار. ويبدو النهج العملي على النحو التالي:

1. أعدّوا خط الأساس التجاري. اجمعوا الفواتير ونماذج الطلبات والتعديلات والزيادات السعرية للوصول إلى التكلفة السنوية الحقيقية للترتيب الحالي، لا إلى القيمة المعلنة للعقد فحسب.
2. راجعوا التراخيص والاستخدام. قارنوا ما تشمله تراخيصكم بما يُستخدم فعليًا، وابحثوا عن الحسابات غير النشطة والوحدات غير المستخدمة والمنتجات المتداخلة.
3. اختبروا الدعم مقارنةً بالحاجة التشغيلية. تحققوا مما إذا كانت مستويات الخدمة وساعات الدعم والبيئات لا تزال تلائم طريقة تشغيل الخدمة اليوم.
4. أخضعوا السعر للمقارنة المعيارية. قارنوا أسعار الوحدات والشروط بأسعار السوق الحالية، لتعرفوا ما إذا كان عرض المورّد الحالي عادلًا قياسًا بما يغطيه.
5. أضيفوا التكاليف الواقعة خارج العقد. قدّروا الجهد الداخلي والحلول البديلة وتكلفة المهارات النادرة، حتى لو كانت الأرقام تقريبية.
6. احسبوا تكلفة الاستبدال بأمانة. أدرجوا الترحيل وتنقية البيانات ودعم الانتقال والتدريب والتغيير المؤسسي وأي فترة يعمل فيها النظامان بالتوازي.
7. قيّموا المخاطر. انظروا في احتمال الإخفاق وأثره في ظل كل خيار، بما في ذلك دعم المورّد والأمن والمهارات.

ما ينطوي عليه كل خيار عادةً

يعرض الجدول أدناه فئات التكلفة الرئيسية التي ينبغي مراعاتها لكل خيار. وهو قائمة تحقق، وليس نموذجًا للتقييم بالنقاط.

هذا توضيح عام وليس تقييمًا لأي نظام بعينه. وتعتمد الإجابة الصحيحة على العقد والتقنية والسوق والخطط الأشمل للمؤسسة.

لماذا تأتي إعادة التفاوض أولًا في كثير من الأحيان

الاستبدال يستغرق وقتًا. وحتى حين يكون الحل الصحيح على المدى الطويل، تحتاج معظم المؤسسات إلى استمرار تشغيل النظام الحالي ريثما يُشترى نظام جديد ويُنفَّذ. وهذا يجعل شروط الاتفاقية الحالية مهمة. فالدفع مقابل تراخيص غير مستخدمة، أو مستويات خدمة متقادمة، أو مدة طويلة لا تحتاجون إليها، قد يستنزف أموالًا كان يمكن أن تموّل الاستبدال نفسه.

ويمكن لإعادة التفاوض المدعومة بأدلة قوية أن تُزيل التكاليف التي لم تعد تخدم أي غرض، وأن تُواءم مدة العقد مع جدول زمني واقعي للاستبدال، وأن تتضمن دعم الخروج والانتقال الذي ستحتاجون إليه لاحقًا. كما تمنحكم خط أساس أوضح، مما يجعل أي دراسة جدوى للاستبدال أكثر مصداقية.

الأسئلة الشائعة

ما الذي يُعد نظامًا قديمًا لتقنية المعلومات؟
يشير تقرير مكتب التدقيق الوطني لعام 2023 إلى أن الحكومة تَعُد النظام قديمًا إذا كان خارج الدعم، أو غير فعّال من حيث التكلفة، أو صعب الصيانة، أو يتجاوز حد المخاطر المقبول، أو منتجًا بلغ نهاية عمره. وقد يكون النظام قديمًا حتى لو كان لا يزال يؤدي وظيفته في العمل اليومي.

هل استبدال النظام المتقادم أرخص دائمًا؟
لا. فللاستبدال تكاليفه الخاصة، بما فيها الترحيل ودعم الانتقال والتغيير المؤسسي وفترة تشغيل النظامين معًا. والمقصود هو مقارنة جميع الخيارات على أساس التكلفة الكاملة نفسها بدلًا من افتراض أي من الإجابتين مسبقًا.

هل يمكننا إعادة التفاوض على عقد نظام نخطط لاستبداله؟
نعم، في كثير من الأحيان. فإعادة تحديد نطاق الدعم، وإلغاء التراخيص غير المستخدمة، ومواءمة مدة العقد مع جدول زمني واقعي للاستبدال، كلها أمور يمكن أن تخفض التكاليف مع الحفاظ على استقرار الخدمة خلال مرحلة الانتقال.

من أين نبدأ؟
من خط الأساس التجاري: ما يكلفه الترتيب الحالي فعليًا، وما يُستخدم منه، وما يُلزمكم به العقد. ومن دون ذلك، تستند أي مقارنة بين الخيارات إلى افتراضات.