ما القيمة الحقيقية لتجديد عقد تقنية المعلومات القادم لديكم؟

لا تنتهي كثير من عقود تقنية المعلومات في القطاع العام بمنافسة، بل بإشعار تجديد وزيادة في السعر وموعد نهائي ضيق. فالخدمة تعمل بشكل مقبول، والمورّد الحالي يعرف المنظومة التقنية، والتحول إلى مورّد آخر يبدو محفوفًا بالمخاطر. لذلك يُمدَّد العقد أو يُجدَّد تلقائيًا، ولا يتحقق أحد مما إذا كان السعر الجديد عادلًا.

ولهذه العادة ثمن. ففي تقريره الصادر في يوليو 2023، الدروس المستفادة: المنافسة في المشتريات العامة، أشار مكتب التدقيق الوطني (NAO) إلى أن الحكومة وضعت سيناريوهات توضيحية تشير إلى وفورات سنوية تتراوح ما بين 4 و7.7 مليار جنيه إسترليني من زيادة المنافسة. وتستند هذه الأرقام إلى تقييم الأثر الخاص بما أصبح لاحقًا قانون المشتريات لعام 2023. وهي تقديرات على مستوى الحكومة بأكملها، وليست وفورات حققها أحد فعلًا، لكنها تُظهر حجم القيمة المعرضة للخطر.

بالنسبة إلى مسؤول تقنية المعلومات أو المسؤول التجاري، فإن الرقم على المستوى الوطني أقل أهمية من سؤال أبسط: متى اختبرتم آخر مرة سعر مورّدكم الحالي مقارنةً بالسوق؟

ما الذي توصل إليه مكتب التدقيق الوطني

يستحق التقرير القراءة كاملًا. وينطبق عدد من نتائجه مباشرةً على تجديدات عقود تقنية المعلومات:

• جزء كبير من الإنفاق لا يُطرح للمنافسة. أنفقت الحكومة 259 مليار جنيه إسترليني على السلع والخدمات في 2021-22. ومن أصل أكثر من 100 مليار جنيه إسترليني من العقود التي أبرمتها الإدارات الكبرى في ذلك العام، طُرح نحو الثلثين للمنافسة بشكل من الأشكال. ومن حيث القيمة، كان معظم الباقي تمديدات لعقود قائمة.
• التخطيط المتأخر يُضعف موقفكم. يستشهد مكتب التدقيق الوطني بإرشادات حكومية تفيد بأن الاضطرار إلى التمديد بسبب تأخر بدء التخطيط يمثل «موقفًا ضعيفًا للغاية».
• المنافسة كثيرًا ما تكون ضعيفة، حتى عندما تحدث. من أصل 235 عقدًا كبيرًا سُجلت على منصة Find a Tender بين يناير 2021 ويناير 2023، لم يتلقَّ 23% منها سوى عرض واحد. وفي العقود التي طُرحت في منافسات مفتوحة، لم يتقدم لـ 20% منها سوى مقدم عرض واحد.
• معرفة السوق تصنع الفرق. ينصح مكتب التدقيق الوطني الجهات العامة بجمع معلومات السوق، بما في ذلك من الموردين الحاليين، واستخدامها قبل انتهاء العقد لتشكيل عملية الشراء التالية.

والرسالة لفرق تقنية المعلومات واضحة: معظم القيمة تُكسب أو تُخسر قبل توقيع العقد، ومعظم المخاطر تأتي من الوصول إلى موعد التجديد دون أدلة.

لماذا تكون تجديدات عقود تقنية المعلومات معرضة للخطر بشكل خاص

تتسم عقود تقنية المعلومات بخصائص تجعل الطعن في أسعار المورّد الحالي أمرًا صعبًا:

• تكاليف التحول، الحقيقية منها والمتصوَّرة. فترحيل البيانات والتكامل وإعادة التدريب ومخاطر الخدمة كلها تجعل الوضع القائم يبدو أكثر أمانًا، والموردون يدركون ذلك.
• تعقيد الترخيص. تجعل الحزم والمستويات والتسويات الدورية لأعداد التراخيص ومقاييس الاحتساب المختلفة (لكل مستخدم، أو لكل نواة معالج، أو لكل جهاز) المقارنة المتكافئة أمرًا صعبًا.
• الزيادات التلقائية. تتراكم بنود ربط الأسعار بالمؤشرات وارتفاعات أسعار القوائم والتغييرات في رسوم الدعم عامًا بعد عام دون قرار رسمي.
• منظومات تتغير وعقود لا تتغير. تنخفض أعداد المستخدمين، وتُوقف خدمات، ويتبدل استخدام السحابة، ومع ذلك تبقى أعداد التراخيص والتزامات السعة على حالها.
• ضيق الوقت. عندما لا يفصلكم عن التجديد سوى أسابيع، لا يتبقى وقت لطرح بديل موثوق، فيصبح عرض المورّد الحالي هو العرض الوحيد.

علامات تحذيرية تدل على أن تجديد عقدكم يحتاج إلى اختبار

• مُدِّد العقد أو جُدِّد تلقائيًا مرة واحدة على الأقل دون اختبار للسوق.
• عرض سعر التجديد أعلى من العام الماضي ولم يوضح المورّد السبب.
• تدفعون مقابل تراخيص أو سعة أو مستويات خدمة لم تعودوا تستخدمونها.
• لم يتقدم في المرة السابقة سوى مورّد واحد، أو كان مسار الشراء ترسية مباشرة.
• لا أحد في المؤسسة يستطيع أن يحدد بثقة ما هو سعر السوق العادل.

إذا انطبقت أي من هذه العلامات، فالأرجح أن السعر المقترح لم يُختبر كما ينبغي.

كيف تبدو المقارنة المعيارية الجيدة

لا تهدف المقارنة المعيارية إلى العثور على أرخص مورّد، بل تمنحكم رؤية قائمة على الأدلة للقيمة العادلة، لتقرروا ما إذا كنتم ستجددون العقد أو تعيدون التفاوض عليه أو تطرحونه للمنافسة من جديد. ويتضمن النهج المتين عادةً ست خطوات:

1. حددوا خط الأساس لما تدفعونه فعلًا. اجمعوا الفواتير ونماذج الطلبات والزيادات والتعديلات للوصول إلى التكلفة السنوية الحقيقية، لا القيمة المعلنة للعقد فحسب.
2. طابقوا النطاق مع الاستخدام الفعلي. قارنوا الكميات ومستويات الخدمة المتعاقد عليها بما تستخدمه المؤسسة اليوم وما تتوقع أن تحتاج إليه خلال المدة التالية.
3. وحّدوا أسس المقارنة. ضعوا أسعار المورّد الحالي على أساس مماثل لأسعار السوق، مع مراعاة الفروق في النطاق ومستويات الخدمة ومدة العقد ونقل المخاطر.
4. اختبروا الأسعار مقارنةً ببيانات السوق الفعلية. قارنوا أسعار الوحدات والتكلفة الإجمالية بأسعار السوق الحالية والمعايير المرجعية للاتفاقيات الإطارية المناسبة.
5. تحققوا من المسارات البديلة المتوافقة مع الأنظمة. حددوا الاتفاقيات الإطارية والمنافسات الإضافية وغيرها من المسارات المتوافقة التي يمكن أن تلبي المتطلبات، والمدة التي يستغرقها كل منها.
6. ابنوا موقفكم التفاوضي. حوّلوا الأدلة إلى مطالب واضحة وأسعار مستهدفة وخطة بديلة قبل التحدث إلى المورّد الحالي.

ولا يقتصر الأمر على السعر. فمكتب التدقيق الوطني واضح في أن على الجهات العامة أن تأخذ في الحسبان أيضًا الجودة وتكلفة دورة الحياة الكاملة والفوائد الأوسع. وتشمل المقارنة المعيارية الجيدة أداء الخدمة وشروط العقد وترتيبات الخروج إلى جانب الأسعار، لأن العقد الأرخص ذا الخدمة الضعيفة أو الذي يخلو من مسار للخروج لا يحقق قيمة جيدة.

التوقيت أهم مما تتوقعه معظم الفرق

أفضل وقت لإجراء المقارنة المعيارية هو قبل وصول إشعار التجديد بوقت طويل. وكدليل تقريبي:

• من 12 إلى 18 شهرًا قبل انتهاء العقد: راجعوا الإنفاق الحالي والاستخدام وأداء المورّد، وابدأوا جمع معلومات السوق.
• من 9 إلى 12 شهرًا قبل انتهاء العقد: أكملوا المقارنة المعيارية، واتفقوا على الخيارات، وقرروا ما إذا كنتم ستعيدون التفاوض أو تطرحون العقد للمنافسة من جديد.
• من 6 إلى 9 أشهر قبل انتهاء العقد: تفاوضوا من موقف مدعوم بالأدلة، أو ابدأوا عملية شراء متوافقة مع الأنظمة مع وقت كافٍ لتنفيذها على النحو الصحيح.

وقد تحتاج الخدمات المعقدة أو الحيوية للأعمال إلى وقت أطول. والهدف هو تجنب «الموقف الضعيف للغاية» الذي يصفه مكتب التدقيق الوطني، حين يصبح التمديد الخيار الوحيد المتبقي.

قانون المشتريات يرفع سقف المتطلبات

منذ دخول قانون المشتريات لعام 2023 حيز التنفيذ في فبراير 2025، باتت الجهات المتعاقدة ملزمة بنشر مزيد من المعلومات طوال دورة حياة العقود المبرمة بموجب القانون، بما في ذلك الإشعارات عند ترسية العقود مباشرةً أو تعديلها. ومزيد من الشفافية يعني مزيدًا من التدقيق في قرارات تمديد عقود تقنية المعلومات أو تعديلها أو ترسيتها مباشرةً. وتمنحكم المقارنة المعيارية الموثقة سجلًا واضحًا يمكن الدفاع عنه يبيّن سبب قبول سعر ما أو سبب الاعتراض عليه.

ما القيمة التي قد يحققها تجديد مُختبر على نحو أفضل؟

يوضح الجدول أدناه الأثر السنوي لتخفيضات متواضعة على مستويات مختلفة من الإنفاق على تقنية المعلومات القابل للمعالجة.

هذه أمثلة توضيحية وليست توقعات. وهي معروضة قبل احتساب الرسوم وتكاليف التنفيذ، وتعتمد النتائج الفعلية على العقد والسوق والمسار المتبع.

وعلى مدى عقد متعدد السنوات، تكبر الأرقام. فوفورات بنسبة 5% على 2 مليون جنيه إسترليني سنويًا تعادل 100,000 جنيه إسترليني في السنة، أو 300,000 جنيه إسترليني على مدى عقد مدته ثلاث سنوات، ويمكن إعادة استثمارها في خدمات الخطوط الأمامية أو في أعمال التحديث التي ما كانت لتحظى بتمويل لولا ذلك.

الأسئلة الشائعة

ما المقارنة المعيارية للموردين في مجال تقنية المعلومات بالقطاع العام؟
تعني مقارنة سعر عقد تقنية المعلومات القائم ونطاقه وشروطه ببيانات السوق الحالية والبدائل المناسبة. والهدف هو معرفة ما إذا كان عرض المورّد الحالي يمثل قيمة عادلة قبل التجديد.

متى ينبغي إجراء المقارنة المعيارية لعقد تقنية المعلومات قبل تجديده؟
يُفضَّل البدء قبل انتهاء العقد بمدة تتراوح من 12 إلى 18 شهرًا. فذلك يتيح وقتًا للتفاوض من موقف مدعوم بالأدلة، أو لإجراء عملية شراء متوافقة مع الأنظمة إذا لم يكن السعر تنافسيًا.

هل تعني المقارنة المعيارية أن علينا تغيير المورّد؟
لا. فكثيرًا ما تكون النتيجة تجديدًا بسعر أفضل مع المورّد نفسه. والمهم أن يستند القرار إلى الأدلة وأن يكون لديكم بديل موثوق.

هل الوفورات التي تتراوح ما بين 4 و7.7 مليار جنيه إسترليني التي أشار إليها مكتب التدقيق الوطني مضمونة؟
لا. فهي تقديرات توضيحية على مستوى الحكومة بأكملها، مأخوذة من تقييم الأثر الخاص بمشروع قانون المشتريات. وهي تُظهر حجم الفرصة، لا وفورات تحققت فعلًا.