هل يمكنكم توضيح أين تذهب ميزانية تقنية المعلومات لديكم؟

اسألوا معظم الهيئات العامة عمّا تنفقه على تقنية المعلومات، وستحصلون على رقم. واسألوها عمّا يحرّك هذا الرقم، خدمةً تلو الأخرى، وستكون الإجابة في الغالب أقل يقينًا بكثير. ما العقود والتراخيص والموردون الذين يشكّلون هذا الإجمالي؟ وأيها في تزايد؟ وأيها يُدفع مقابل أشياء لم يعد أحد يستخدمها؟

وقد طرح مكتب التدقيق الوطني (NAO) النقطة نفسها بشأن الخدمات الحكومية على نطاق أوسع. ففي تقريره الصادر في سبتمبر 2025 بعنوان تحسين إنتاجية الحكومة من خلال معلومات أفضل عن التكاليف، وجد أن الإدارات الحكومية كثيرًا ما تفتقر إلى بيانات بمستوى التفصيل اللازم لتحليل تكاليف عمليات أعمال محددة. ويقول المكتب إن ذلك يحدّ من قدرتها على رصد أوجه عدم الكفاءة، وتحديد أولويات مجالات خفض التكاليف، وقياس التحسن. ويؤكد أن فهم التكاليف «لا يقتصر على معرفة إجمالي قاعدة التكاليف».

يتناول التقرير تكلفة الخدمات العامة ككل، لا تقنية المعلومات تحديدًا. لكن الدرس ينطبق مباشرةً على ميزانيات تقنية المعلومات. لذا فالسؤال العملي بسيط: هل يمكنكم أن توضحوا، بالأدلة، أين تذهب أموال تقنية المعلومات لديكم ولماذا؟

ما توصّل إليه مكتب التدقيق الوطني

التقرير تقييم أولي وليس تدقيقًا كاملًا لبيانات التكاليف على مستوى الحكومة، وهو ما يصرّح به مكتب التدقيق الوطني نفسه. ومع ذلك، فإن نتائجه وثيقة الصلة بكل من يتولى ميزانية لتقنية المعلومات:

• الإجماليات معروفة، أما التفاصيل فلا. يقول مكتب التدقيق الوطني إن معظم المؤسسات الحكومية لديها عمومًا فهم جيد لتكاليفها الإجمالية. أما الفجوة فتكمن في التفاصيل الدقيقة: إذ لا تعرف بعض الإدارات تكاليف كل خدمة على حدة، ولا مواضع نشوء التكاليف الزائدة الناتجة عن اضطرار الموظفين إلى الالتفاف على الأنظمة القديمة والبيانات المتدنية الجودة.
• من دون معرفة محرّكات التكلفة، لا يمكن تحديد الأولويات. وجد مكتب التدقيق الوطني أن ضعف البيانات كثيرًا ما يُبقي الإدارات غير مدركة لمحرّكات التكلفة الكامنة. ويقول إنه من دون رؤى تفصيلية عن التكاليف، لا تستطيع الحكومة تحديد أولويات المجالات الأعلى تكلفة أو الأقل كفاءة، ولا تقييم العائد على الاستثمار في التحول الرقمي.
• نماذج التوزيع من الأعلى إلى الأسفل تُخفي المشكلة. كانت نماذج احتساب التكاليف تقوم في الغالب على توزيع التكاليف العامة من الأعلى إلى الأسفل استنادًا إلى افتراضات، بدلًا من التحليل من الأسفل إلى الأعلى. وكثيرًا ما أغفلت محاولات احتساب تكلفة المعاملة الواحدة بعض التكاليف التشغيلية.
• الممارسات الجيدة أكثر تفصيلًا. يشير مكتب التدقيق الوطني إلى مناهج احتساب التكاليف على أساس الأنشطة، التي يمكنها الكشف عن الازدواجية والاختناقات وغيرها من محرّكات التكلفة المحددة.
• الجهود السابقة تعثّرت. أُغلق برنامج «أهم 75 خدمة» على مستوى الحكومة، الذي امتد من 2022 إلى 2025، ولم تُقيَّم سوى 29 خدمة من أصل 75 بأنها «ممتازة». ويعزو مكتب التدقيق الوطني ذلك جزئيًا إلى غياب الرعاية اللازمة لتحسين البيانات في الإدارات.

ويخلص مكتب التدقيق الوطني إلى أنه ينبغي للهيئات العامة أن «تتحرك على وجه السرعة» لبناء فهم أوضح وأكثر اتساقًا لتكاليف الخدمات. ومع تحديد مراجعة الإنفاق لعام 2025 هدفًا بتحقيق وفورات في الكفاءة لا تقل عن 5% بحلول 2028-29، فإن هذه الحاجة الملحّة تنطبق على تقنية المعلومات بقدر ما تنطبق على أي مجال آخر.

لماذا يصعب رؤية إنفاق تقنية المعلومات بوضوح

يميل الإنفاق على تقنية المعلومات إلى التوزع على ميزانيات وموردين وأنواع عقود متعددة. وهذا يجعل الإبلاغ عن الإجمالي سهلًا وتفسير التفاصيل صعبًا. ومن الأسباب الشائعة:

• الإنفاق موزع على عدة جهات. قد تشتري إدارة تقنية المعلومات المركزية والإدارات والمشاريع والخدمات المشتركة التقنية كلٌّ على حدة، وغالبًا ما يُرمَّز ذلك بطرق مختلفة في دفتر الأستاذ.
• الفواتير لا تطابق العقود. يصف العقد ما تم الاتفاق عليه، أما الفواتير فتُظهر ما احتُسب فعليًا، بما في ذلك الزيادات السعرية والتعديلات والإضافات.
• بيانات التراخيص محفوظة في مكان آخر. تُحفظ الاستحقاقات وبيانات الاستخدام وأعداد المستخدمين في بوابات وأدوات نادرًا ما يطّلع عليها فريق الشؤون المالية.
• التكاليف تُوزَّع ولا تُتتبَّع. على غرار نماذج التوزيع من الأعلى إلى الأسفل التي يصفها مكتب التدقيق الوطني، كثيرًا ما تُوزَّع تكاليف تقنية المعلومات على الخدمات وفق معادلة، مما يُخفي التكلفة الفعلية لتشغيل كل خدمة.

نقاط عمياء شائعة

• أدوات أو تراخيص مكررة تشتريها فرق مختلفة للغرض نفسه.
• تراخيص واشتراكات لموظفين غادروا، أو لأنظمة أُوقف تشغيلها، أو لخدمات انتقلت إلى السحابة.
• زيادات سنوية وربط بمؤشرات الأسعار تراكمت دون مراجعة.
• مشتريات منخفضة القيمة وكثيرة العدد لا تظهر أبدًا في سجلات العقود.
• عقود يقترب موعد تجديدها دون أن ينبّه إليها أحد لأن المسؤول عنها قد انتقل.

لا شيء من ذلك غير مألوف، فهذا ما يحدث عندما ينمو الإنفاق على مدى سنوات دون رؤية موحدة وموثوقة له.

كيف تبنون خط أساس لإنفاق تقنية المعلومات يمكنكم التحرك بناءً عليه

لا يلزم أن يكون خط الأساس الجيد مثاليًا منذ اليوم الأول، بل يلزم أن يكون دقيقًا بالقدر الذي يُظهر أين تذهب الأموال وأين ينبغي البحث أولًا. ويتكون النهج العملي من خمس خطوات:

1. اجمعوا المصادر. استخرجوا بيانات الحسابات الدائنة والفواتير، وأوامر الشراء، وسجل العقود والعقود نفسها، إضافةً إلى استحقاقات التراخيص وبيانات الاستخدام من الموردين وبوابات الإدارة.
2. نظّفوا البيانات وطابقوها. وحّدوا أسماء الموردين، واربطوا الفواتير بالعقود، وحدّدوا الإنفاق الذي لا يستند إلى أي عقد. وعادةً ما تكشف هذه الخطوة عن المفاجآت الأولى.
3. صنّفوا بشكل متّسق. وزّعوا الإنفاق على فئات واضحة، مثل برمجيات المستخدمين، والبنية التحتية والاستضافة، والخدمات السحابية، والشبكات والاتصالات، والخدمات المُدارة، والدعم والصيانة. واستخدموا الفئات نفسها كل عام لتكون الاتجاهات ذات دلالة.
4. اربطوا التكلفة بمحرّكاتها. اربطوا كل فئة، حيثما أمكن، بما يحرّكها: عدد المستخدمين أو الأجهزة أو الخدمات أو المعاملات أو السعة. فالتكلفة لكل مستخدم أو لكل خدمة أكثر فائدة بكثير من رقم إجمالي واحد، وهي أقرب إلى الرؤية التفصيلية التي يوصي بها مكتب التدقيق الوطني.
5. أضيفوا الجدول الزمني. سجّلوا مواعيد التجديد وفترات الإشعار وبنود الزيادة السعرية، ليصبح خط الأساس في الوقت نفسه خطة مستقبلية توضح متى يمكن السعي واقعيًا إلى تحقيق كل وفر.

افصلوا الوفورات المحتملة عن الوفورات المحققة

بمجرد وجود خط الأساس، تبدأ الفرص في الظهور. ومن المهم التحلي بالصراحة بشأن المرحلة التي بلغتها كل فرصة. ويساعد في ذلك مسار مرحلي بسيط:

• مُحدَّدة: رُصدت فرصة، مثل تراخيص غير مستخدمة أو عقد مسعّر بأعلى من سعر السوق، لكنها لم تُختبر.
• مُتحقَّق منها: فُحصت الأدلة، واتُّفق مع صاحب الميزانية على نطاق واقعي للقيمة.
• مُتَّفق عليها: اعتُمد تعديل على العقد أو إعادة تفاوض أو عملية شراء جديدة ووُقّع عليها.
• مُحقَّقة: تظهر التكلفة الأقل في الفواتير أو دفتر الأستاذ مقارنةً بخط الأساس الأصلي.

المرحلة الأخيرة وحدها هي الوفر الفعلي. والإبلاغ عن الفرص الواردة في هذا المسار كما لو كانت قد تحققت هو ما يُفقد أهداف الوفورات مصداقيتها. ويلفت مكتب التدقيق الوطني أيضًا إلى أن ضعف البيانات يحدّ من القدرة على قياس التحسن، وهذا سبب آخر لإصلاح خط الأساس أولًا.

كم تساوي نسبة 1%؟

من الطرق المفيدة لتقدير الحجم أن تسألوا عمّا يعنيه خفض بسيط في خط الأساس الخاص بكم. فكل 1% من إنفاق سنوي على تقنية المعلومات قدره 5 ملايين جنيه إسترليني يساوي 50,000 جنيه إسترليني في السنة. ويعرض الجدول أدناه الحساب نفسه عبر مستويات إنفاق مختلفة.

هذا مثال توضيحي وليس توقعًا. الأرقام سنوية، وهي معروضة قبل خصم الرسوم وتكلفة تحقيقها. ويعتمد ما يمكن تحقيقه فعليًا على الأدلة الواردة في خط الأساس لديكم، وعلى عقودكم وسوقكم.

الحساب يُظهر الحجم، والأدلة تحدد ما هو واقعي. ولهذا يأتي خط الأساس أولًا.

الأسئلة الشائعة

ما المقصود بخط أساس إنفاق تقنية المعلومات؟
هو رؤية موحّدة ومصنّفة لما تنفقه مؤسستكم فعليًا على تقنية المعلومات، مبنية على الفواتير والعقود وبيانات التراخيص. ولا يُظهر خط الأساس الجيد الإجمالي فحسب، بل يُظهر أيضًا ما يحرّكه، مثل التكلفة لكل مستخدم أو لكل خدمة.

ما البيانات التي نحتاج إليها للبدء؟
عادةً بيانات الحسابات الدائنة أو الفواتير، وسجل العقود والعقود الرئيسية، ومعلومات التراخيص والاستخدام. ولا يلزم أن تكون مثالية في البداية، فالفجوات في البيانات كثيرًا ما تكون نتائج قائمة بذاتها.

ما الفرق بين الوفورات المُحدَّدة والوفورات المُحقَّقة؟
الوفر المُحدَّد فرصة لم يُتخذ بشأنها أي إجراء بعد. أما الوفر المُحقَّق فهو خفض يمكنكم رؤيته في الفواتير أو دفتر الأستاذ مقارنةً بخط الأساس الأصلي. ولا ينبغي الإبلاغ عن أي وفورات على أنها مُنجزة سوى الوفورات المُحقَّقة.

هل تناول تقرير مكتب التدقيق الوطني الإنفاق على تقنية المعلومات تحديدًا؟
لا. فقد تناول تكلفة الخدمات الحكومية بوجه عام، ونتائجه بشأن المعلومات التفصيلية عن التكاليف ومحرّكاتها تنطبق بالقدر نفسه على ميزانيات تقنية المعلومات.